Assistentes virtuais: o melhor amigo de uma pequena empresa

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Em um mundo de negócios hipercompetitivo, fundadores e proprietários precisam de toda ajuda possível. Contratar funcionários para um cargo em tempo integral nem sempre é eficiente e, às vezes, os funcionários de meio período não oferecem a qualidade ou a consistência necessárias.

É aí que um assistente virtual (VA) pode entrar em ação – o melhor amigo de uma pequena empresa.

Aqui está o que os verdadeiros empresários e especialistas têm a dizer sobre assistentes virtuais e por que eles são tão cruciais para o sucesso no ambiente acelerado de hoje.

O que é um Assistente Virtual?

Um VA é alguém que assume trabalho administrativo, tarefas recorrentes e outras necessidades diárias que ajudam empreendedores e líderes empresariais de alto nível a se manterem organizados, eficientes e produtivos.

Não existe uma solução única para utilizar os serviços de um VA - depende totalmente de você e de suas necessidades como proprietário ou operador de uma empresa.

Lembre-se de que há uma ampla gama de tarefas para as quais você pode usar um assistente virtual, diz Schuyler Hooversten, cofundador e presidente daSwoopt. Além das tarefas administrativas básicas, você pode treinar assistentes virtuais para ajudar no atendimento ao cliente, contabilidade e/ou gerenciamento de mídia social. Reconheça e aprecie as inúmeras maneiras pelas quais um assistente virtual pode ajudar seus negócios e decida quanto de cada uma dessas tarefas você gostaria que o assistente virtual tratasse.

Os melhores VAs se especializam em certos tipos de tarefas, enquanto outros são mais generalizados em suas habilidades. Você também pode empregar esses indivíduos pelo tempo que quiser ao longo da semana, variando de apenas algumas horas até o serviço de 7 dias por semana.

Para a acessibilidade de um assistente virtual, é realmente um acéfalo para qualquer pessoa de negócios de alto desempenho em 2021, diz Brandon Amoroso, fundador e CEO damarketing eletrIQ. O investimento é mínimo e os retornos podem ser enormes se você aproveitar ao máximo o tempo economizado.

5 benefícios dos assistentes virtuais para pequenas empresas

Você já pode adivinhar alguns dos benefícios de ter um assistente virtual para sua pequena empresa, mas vamos apontar cinco principais que você deve considerar mais de perto.

1. Concentre-se em tarefas de alto valor

Tarefas tediosas e repetitivas podem consumir horas do seu dia e deixá-lo lutando para fazer coisas importantes. Um ótimo VA lida com o trabalho e permite que você recupere o controle de sua agenda.

Para gastar tempo em atividades de alto valor, era importante para mim gastar menos tempo em atividades de baixo valor, diz Rob Levin, presidente daTrabalhe melhor agora. É por isso que não apenas contratei um assistente virtual há 5 anos, mas também cofundei uma empresa, para fornecer assistentes virtuais a outros empresários.

2. Desperte a criatividade e a colaboração

Poucas coisas podem extinguir suas chamas criativas mais rapidamente do que a entrada de dados, gerenciamento de cronograma e contabilidade agonizante.

Com um VA ao seu lado, aquela criatividade que faltava pode finalmente retornar.

Muitas vezes esquecemos o quanto um negócio é uma busca criativa e como os esforços colaborativos podem realmente mover o dial em termos de novas ideias e desenvolvimentos, diz Jason Boehle, CEO daQuaGrowth. Ao ter um assistente virtual fazendo as tarefas mundanas em segundo plano, você redescobre a capacidade de fazer brainstorming e dar vida às suas visões criativas.

3. Faça avanços em projetos críticos

Quando os prazos se aproximam e as partes interessadas começam a respirar no seu pescoço, isso significa que é hora de crise. Aqui é onde um assistente virtual pode realmente salvar o dia e permitir que você se dedique a tarefas críticas.

Assistentes virtuais são a chave para liberar esse tempo para progredir, dizTim Ferris, Empreendedor e Autor. Com muita frequência, os empreendedores se perdem na enorme variedade de responsabilidades que têm que cuidar todos os dias. É verdade que, especialmente nos primeiros dias de um negócio, os empreendedores devem usar muitos chapéus. Eles têm que intensificar e assumir as tarefas que ninguém mais quer realizar e dedicar longas horas. Com um assistente virtual, por outro lado, você pode até ajudar a lidar com essas tarefas.

4. Adicione outro nível de profissionalismo

Qualquer pequena empresa sabe que a aparência de profissionalismo é fundamental no início. Um assistente virtual pode ajudar sua empresa a subir de nível em termos de pontualidade, organização e outros fatores-chave para parcerias, clientes e muito mais.

Ter um assistente por perto instantaneamente faz você se sentir mais capaz e profissional como empresa, não importa em que setor você esteja, diz Jeremy Goldstein, CEO daNavegar. A experiência torna-se mais suave para clientes, associados e todos em seu círculo. É como um multiplicador de 5x para sua vida profissional em todas as frentes, e vale a pena.

5. Crie espaço para os funcionários prosperarem

Os funcionários também podem se beneficiar da integração de um assistente virtual. Eles ajudam a evitar que os trabalhadores assumam muita responsabilidade e se concentrem totalmente nas especificidades de sua função.

Assistentes virtuais economizam tempo de outros funcionários, diz Joaquín Roca, cofundador e CEO daMinerva. Ao lidar com tarefas administrativas, os assistentes virtuais podem ajudar os proprietários de pequenas empresas a se concentrarem mais na estratégia de negócios e no gerenciamento do relacionamento com o cliente. Isso é importante para as pequenas empresas, a fim de se concentrar no crescimento, em vez de ficar estagnado. Os esforços do assistente virtual aliviarão as cargas de trabalho de outros funcionários para que ninguém fique esgotado.

Encontrando o melhor assistente virtual para o seu negócio

Não há uma maneira perfeita de encontrar um assistente virtual para o seu negócio, portanto, use uma ampla variedade de redes e métodos de recrutamento para restringir o campo primeiro.

Você pode passar por uma agência ou ir para o exterior se quiser realmente agilizar o processo de obtenção de um VA para o seu negócio, diz Dylan Fox, fundador e CEO daAssemblyAI. Definitivamente, é uma situação em que você paga o que você paga como qualquer outra, então pesquise e pesquise antes de entrar em qualquer compromisso ou contrato.

Para empreendedores que trazem um VA pela primeira vez, também é de vital importância entender os parâmetros da função e o que a pessoa pode esperar em termos de responsabilidades. Isso ajudará a alinhar as expectativas e evitar problemas a curto e longo prazo.

Mapeie precisamente o que você deseja que um assistente virtual faça por você diariamente e seja mais claro sobre seus padrões, diz Scott Sonneborn, cofundador daTydo. Muitas pessoas pensam que cada VA será um ajuste instantâneo e perfeito. Claro, isso não é verdade. Pense um pouco nisso e você obterá muito mais da experiência.

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Aproveitando ao máximo sua parceria de assistente virtual

Depois de ter um VA a bordo, como você pode garantir que obtenha o máximo valor da parceria?

Tudo começa ensinando-lhes as cordas e simplificando-as em suas operações diárias.

Certamente existe uma fase de rodízios com qualquer funcionário, e os assistentes virtuais não são diferentes, diz Kashish Gupta, fundador e CEO daToque alto. Seja paciente enquanto seu VA descobre as coisas e fica confortável. Essa paciência valerá a pena quando eles estiverem disparando em todos os cilindros e tornando sua vida muito mais fácil.

Os proprietários de empresas também devem lembrar que um ótimo VA pode mudar o foco e aprender novas habilidades se você estiver disposto a trabalhar com eles e dedicar mais tempo.

O conjunto de habilidades de um VA não é estático de forma alguma, diz Jared Hines, chefe de operações daAcre Ouro. Cabe a você – o proprietário da empresa – apontar seu assistente na direção certa e ajudá-lo a crescer. Quanto mais esforço você colocar, melhor será o relacionamento e mais ROI você verá a longo prazo.

Um assistente virtual pode mudar totalmente o jogo, seja você um novo empresário ou um veterano de longa data do seu setor.

Com tantas opções disponíveis, agora é a hora de ver o que um VA pode fazer por você e sua empresa.

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